Heeft de tennisvereniging nog toekomst? Managers en medewerkers moeten weer gaan beseffen dat ‘de klant’ een mens van vlees en bloed is, in plaats van een abstract begrip dat technisch onderzocht moet worden door specialisten. De menselijke klant als bron van inspiratie en informatie.

Op zaterdag 18 maart 2000 vond in het Erasmus Expo & Congres Centrum te Rotterdam het symposium 'De Tennisvereniging in de toekomst' plaats. Ongeveer 120 bestuurders van tennisverenigingen uit de districten Rotterdam, Leiden en Den Haag en ongeveer 50 bonds- en districtsbestuurders gingen met elkaar in gesprek over het toekomstige profiel van hun tennisvereniging.

Virtueel panel als voorbereiding

Bijzonder was de voorbereiding op het symposium. Ruim een jaar lang is door de KNLTBdistricten informatie ingewonnen over ontwikkelingen, succesformules en knelpunten van tennisverenigingen. De stuurgroep van het symposium heeft zich bij de ontwikkeling van het concept laten begeleiden door Berend Betz, consultant en mede-eigenaar van organisatieadviesbureau STRATCH. In dialoog met de stuurgroep en geïnspireerd door de eerder genoemde succesformules en knelpunten, ontwikkelde STRATCH vier verenigingsprofielen en een virtueel panel. Voorafgaand aan het symposium is vervolgens via internet een dialoog gevoerd rondom de vier verenigingsprofielen. De 400 uitgenodigde verenigingsbestuurders kregen de gelegenheid om de voorgestelde verenigingsmodellen in te kleuren. De belangrijkste ontwerpcriteria voor het symposium waren interactie, kennisuitwisseling, ervaringen delen en gelegenheid bieden tot netwerken tussen verenigingen. Het symposium moest een aanzet opleveren voor een beleidsdiscussie die aan de bestuurstafel van de vereniging kan worden voortgezet.

Te merken was dat de aanwezige bestuursleden goed voorbereid waren op het onderwerp van de dag. Victor Deconinck, dagvoorzitter, hield de deelnemers bovendien op een knappe wijze bij de les. Ook Klaas Rijpma, voorzitter KNLTB, en Hugo van der Poel, vrijetijdswetenschapper KUB Tilburg, bereidden de aanwezigen met een inspirerende inleiding goed voor op de workshops die gingen komen. De dag werd op ludieke en inspirerende wijze afgestoten door Marinus Knoope. Knoope vertelde hoe verenigingen de weg van wens naar werkelijkheid kunnen afleggen via de creatiespiraal.

Visie van bestuurders on-line vastgelegd

De deelnemers konden bij binnenkomst een keuze maken voor één van de vier verenigingsprofielen. Tijdens de werklunch werden door 5 tot 7 bestuurders per tafel via werkopdrachten de verenigingsprofielen kritisch bekeken en genuanceerd met ervaring uit de eigen verenigingspraktijk. De deelnemers legden hun gemeenschappelijke conclusies direct vast in Crealogic. Dit elektronische vergadersysteem zorgde ervoor dat de vier denktanks elkaars opvattingen konden inzien en becommentariëren. Direct na afloop van het symposium konden de resultaten van de werkopdrachten aan de deelnemers worden meegegeven.

Ontwikkelingen

Het startpunt van de discussie was dat tennisverenigingen in de toekomst te maken krijgen met twee dominante ontwikkelingen.

1. Vrijetijdsbesteding wordt meer individugericht (= proces van individualisering). De bereidheid om voor de club vrijwilligerswerk te verrichten of aan allerlei georganiseerde activiteiten deel te nemen neemt af.
2. De behoefte om aan meer verschillende activiteiten in minder tijd deel te nemen neemt toe (= proces van diversificering). Er komt een steeds breder aanbod van producten en diensten in vrijetijdsbesteding. Multifunctionele sportcentra worden steeds populairder. Mensen zijn minder trouw aan één sport of één vereniging. Dit is te zien aan een groter verloop in het ledenbestand van verenigingen.

Tijdens het symposium nuanceerde Hugo van der Poel bovenstaande ontwikkelingen door ook het perspectief van vergrijzing (verzilvering) in te brengen. Hij nuanceerde ook de concurrentie die rondom het fenomeen tijd aan het ontstaan is.

Verenigingsprofielen

Tennisverenigingen zullen moeten inspelen op bovenstaande ontwikkelingen. Zij moeten het toekomstige aanbod aan producten en diensten op deze ontwikkelingen afstemmen. Tijdens het symposium wordt gewerkt met vier extreme profielen van tennisverenigingen waardoor beleidskeuzes helder zijn te maken.

1) De tennissociëteit
Groepsgerichte vrijetijdsbesteding met een smal aanbod. Gezelligheid en tennis gaan hand in hand. De tennissociëteit lijkt het meest op de huidige tennisvereniging. Leden zijn betrokken bij het wel en wee van de vereniging. Zij zijn actief in bestuursfuncties en als commissielid. Er worden veel activiteiten georganiseerd.

2) De tennisboutique
Individugerichte vrijetijdsbesteding met een smal aanbod. Het gaat om tennis zoals het de individuele persoon uitkomt. Vrijwilligers en commissies bestaan in dit type vereniging niet. Functioneel, effectief en efficiënt zijn sleutelwoorden voor de geboden faciliteiten en het serviceniveau. Alles draait om klanttevredenheid. De leden hebben weinig tijd en willen tennissen op het moment dat hun dat schikt. Ze verwachten niet veel van het verenigingsverband.

3) De omnivereniging
Groepsgerichte vrijetijdsbesteding met een breed aanbod. De omnivereniging is een ontmoetingsplaats rondom verschillende sportieve activiteiten, zoals tennis, hockey, squash en fitness. Het verenigingsbestuur kent vertegenwoordiging vanuit alle sportieve geledingen. Het clubhuis is de plek waar alle sporters samenkomen. Voor gezinnen is de omnivereniging ideaal, omdat er zoveel takken van sport worden aangeboden. Bovendien zijn er voorzieningen voor kinderopvang. Voor iedere combinatie van sporten is een aparte lidmaatschapsvorm mogelijk.

4) De sportsupermarkt
Individugerichte vrijetijdsbesteding met een breed aanbod. De klant vindt alle sportbehoeften onder één dak. De sportsupermarkt speelt in op actuele trends. Het serviceniveau is hoog. Sportief, snel, maximaal beschikbaar en kwalitatief hoogwaardig zijn de sleutelbegrippen. Vrijwilligers zijn er nauwelijks. Voor de professionele exploitatie is een verenigingsmanager aangesteld. Per activiteit zijn coördinatoren aangesteld. De basiscontributie verschaft alleen toegang tot de faciliteiten. Daarnaast worden alle sport- en relaxfaciliteiten per tijdseenheid afgerekend.

In de praktijk zullen tennisverenigingen voor hun verenigingsbeleid elementen kiezen uit alle vier de profielen.

Angst voor verandering

Uit de voorkeur voor het profiel 'tennissociëteit' en de druk bezochte workshop over dit profiel blijkt dat de meeste bestuurders van tennisverenigingen nog altijd angstvallig vasthouden aan hun oude vertrouwde gevoel voor het verenigingsleven. De meeste deelnemers hebben nog steeds de overtuiging dat de tennissociëteit het meest hun tennis- vereniging van de toekomst benadert. Dit was vooraf te verwachten, aangezien de tennissociëteit voor een vereniging de minste verandering met zich meebrengt. Ondanks deze huiver voor veranderingen komt de discussie goed op gang en worden ook elementen uit de tennissupermarkt en de tennisboutique serieus overwogen.

Differentiatie

Van der Poel overtuigt de deelnemers van het feit dat meer differentiatie binnen de club voor de toekomstige tennisvereniging noodzakelijk is en dat meer buiten de hekken van het park moet worden gekeken, omdat daar de ontwikkelingen sneller gaan dan binnen de eigen muren. Iedere vereniging is uniek In de vier behandelde profielschetsen zitten bruikbare elementen voor iedere tennisvereniging. De vereniging zal echter eerst een omgevingsanalyse moeten houden om op de middellange en langere termijn het beleid te kunnen uitstippelen. De omgevingsfactoren van verenigingen, zoals demografische kenmerken, verschillen per locatie. Iedere individuele situatie is anders. Daar is geen toekomstige blauwdruk voor te geven.

Omgevingsanalyse

Van der Poel adviseert de deelnemers om op korte termijn zo'n omgevingsanalyse van de vereniging te laten maken, gebaseerd op het huidige ledenbestand en het potentiële ledenbestand. 'Know-how daarvoor is te koop bij de bond en bij diverse adviesbureaus', zegt hij. 'Ik heb echter mijn twijfels bij de bereidheid van clubs een dergelijk onderzoek te laten verrichten. Mijn ervaring als consulent tennisstimulering is dat verenigingen weinig initiatieven tot verandering opzetten. Zeker niet als zij daar zelf achteraan moeten en zelf voor moeten betalen.' Hoewel de op het symposium aanwezige bestuurders ervan overtuigd zijn dat een kant en klaar profiel voor 1800 unieke tennisverenigingen niet werkt, zal de tennisbond toch met een begeleidingspakket moeten komen om verenigingen klaar te stomen voor de toekomst. Het door de bond ontwikkelde 'Handboek en Werkboek Verenigingsbeleidsplan is een goed voorbeeld van verenigingsondersteuning. Het kan door verenigingen worden gebruikt als leidraad voor hun eigen beleidsdiscussie en beleidskeuzes. Iedere vereniging kan naar eigen idee‘n invulling geven aan dit beleidsplan.

Succesvol symposium

Met dit gegeven in het achterhoofd wil ik dan ook zowel organisatoren als deelnemende verenigingsbestuurders complimenteren met het succes van dit symposium. De betrokkenheid bij het onderwerp was groot, evenals het aantal bezoekers van de website en het symposium. Kennelijk is het stimuleren van interactieve bijdragen van verenigingsbestuurders dé formule om te komen tot een druk bezet symposium en actieve participatie van de deelnemers. Ook de opzet van de dag heeft aan de actieve participatie van de deelnemers bijgedragen. De werkopdrachten tijdens de workshops boden gelegenheid tot discussie over de meest essentiële aandachtspunten voor toekomstige tennisverenigingen, zoals de wensen en behoeften van de leden, de aangeboden producten en diensten, de contributie, de omgang met vrijwilligers en de mate van professionalisering.

Drs. Karen van Drimmelen

Met dank aan Berend Betz, consultant en mede-eigenaar van organisatieadviesbureau STRATCH.

(Sportmanagement, april 2000)